In vielen Wohnheim- und Wohnungsverwaltungen ist es gängige Praxis: Die Software für die Verwaltung von Mietern, Einheiten, Verträgen oder technischen Anlagen wurde einst intern entwickelt. Oft aus der Not heraus, manchmal von einem engagierten Mitarbeiter oder einem beauftragten Entwickler – maßgeschneidert auf die damaligen Bedürfnisse.
Doch diese selbstentwickelten Systeme stoßen zunehmend an ihre Grenzen. Was vor zehn oder sogar zwanzig Jahren gut funktioniert hat, wird heute zur Last – technisch, organisatorisch und strategisch.
1. Personenabhängigkeit
Viele Eigenentwicklungen sind eng mit dem Wissen einzelner Personen verknüpft. Verlässt ein interner Entwickler das Unternehmen – oder zieht sich ein externer Dienstleister zurück – bleiben oft kaum dokumentierte Systeme zurück, die niemand mehr versteht oder pflegen kann.
2. Veraltete Technologien = Sicherheitsrisiken
Alte Technologien wie Visual Basic, Access-Datenbanken oder veraltete PHP-Frameworks sind häufig nicht mehr sicher, da sie keine Updates mehr erhalten. Sicherheitslücken bleiben unentdeckt und können im schlimmsten Fall zu Datenschutzverletzungen führen – ein hohes Risiko, insbesondere im sensiblen Bereich der Mieterdatenverwaltung.
3. Fehlende Schnittstellen und Mobilität
Moderne Anforderungen wie die Anbindung an Buchhaltungssysteme, digitale Schlüsselverwaltung, Online-Mieterportale oder mobile Nutzung auf Tablets oder Smartphones sind mit alten Systemen kaum realisierbar – oder nur mit großem Aufwand. Die Folge: Medienbrüche, unflexible Prozesse und Frust im Arbeitsalltag.
4. Volle Verantwortung beim Management
Ein oft unterschätztes Risiko: Bei Eigenentwicklungen liegt die volle Verantwortung für Wartung, Funktion und Sicherheit beim Management. Das kann im Schadensfall haftungsrechtliche Folgen haben – gerade wenn sensible Informationen betroffen sind.
Technologische Schulden („Tech Debt“) summieren sich über die Jahre. Je länger eine veraltete Lösung im Einsatz bleibt, desto teurer und aufwendiger wird die spätere Ablösung. Gleichzeitig wächst der Druck von außen: neue gesetzliche Anforderungen, Datenschutzvorgaben, Anforderungen der Bewohner*innen oder neue Arbeitsformen wie Homeoffice und mobile Instandhaltung.
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