Wartungsmanagement Teil 1: In 5 Schritten zum effektiven Wartungsplan

Für das technische Facility Management

Um eine effiziente Wartung zu gewährleisten, ist es wichtig, einen umfassenden Wartungsplan zu erstellen, auf dessen Basis die erforderlichen Maßnahmen zuverlässig aufgeführt werden. Mit den untenstehenden Schritten können Sie den Ablauf Ihrer Wartungstätigkeiten optimieren und für einen reibungslosen Betrieb Ihrer Anlagen sorgen.

Schritt 1: Zusammentragen wichtiger Informationen

Um Ihren Wartungsplan zu erstellen, benötigen Sie bestimmte qualitative und quantitative Daten, die Ihnen helfen, den Zustand Ihrer technischen Anlagen genau zu überwachen. Die folgenden Informationen sollten Sie erfassen: 

• Details zu involvierten Firmen und Personen: Wer ist wofür zuständig? Wer hat welche Expertise? Was sind die vertraglichen Grundlagen? Wie kommuniziere ich mit meinem Ansprechpartner (Kontaktdaten, Kommunikationskanäle)? 

• Details zur Anlagen: Sie benötigen ebenfalls eine Auflistung Ihrer Anlagen inklusive Bezeichnung, Ausstattungsart, technischer Dokumente sowie Arbeitsanweisungen zur Wartung.

Die technischen Anlagen ordnen Sie für eine bessere Planbarkeit der Reihenfolge am Prüftag idealerweise den Standorten und Gebäuden zu.

Schritt 2: Vorgaben und gesetzlichen Bestimmungen erfassen

Bevor Sie mit dem Wartungsplan beginnen, müssen Sie unbedingt den Umfang der Arbeiten festlegen. Berücksichtigen Sie dabei gesetzliche Vorgaben, Empfehlungen der Hersteller sowie Rückmeldungen von Benutzern und früheren Wartungen. Diese erste Bewertung gibt Ihnen einen klaren Überblick über die mindestens einzuhaltenden Wartungsintervalle und -arten. 

Schritt 3: Wartungsstufen definieren

Für ein effektives Management der Wartungstätigkeiten ist es unerlässlich, den einzelnen Ausrüstungsgegenständen Wartungsstufen zuzuweisen. Im Allgemeinen gibt es drei Arten der Instandhaltung:

• Regelmäßige Wartung: Geplante periodische Wartung, um die Anlage neu zu kalibrieren oder Teile nach einem vordefinierten Plan auszutauschen.

• Bedingte Wartung: Überwachung der Leistung der Ausrüstung und Ergreifen von Wartungsmaßnahmen, wenn bestimmte Parameter kritische Werte erreichen.

Indem Sie Ihre Anlagen in diese Wartungsstufen einteilen, können Sie Ihre Wartungstätigkeiten effektiv planen und nach Prioritäten ordnen.

Schritt 4: Wartungsintervalle festlegen und planen

Im häufigsten Fall und idealerweise finden Wartungen planmäßig in regelmäßigen Abständen statt. Basierend auf den zuvor definierten Parametern lassen sich in diesem Schritt die Wartungsintervalle für die einzelnen Anlagen festlegen. 

• Für regelmäßige Wartungsarbeiten: Legen Sie die die Länge des Wartungsintervalls für jedes Gerät fest und bestimmen Sie den verantwortlichen/ausführenden Techniker

• Für bedingte Wartungsarbeiten: Bestimmen Sie die Warnschwellen für verschiedene Gerätekategorien, um bedingte und vorausschauende Wartungsmaßnahmen zu definieren.

Für eine Optimierung des Arbeitsaufkommens beurteilen Sie den Arbeitsaufwand, der für die regelmäßigen Wartungsarbeiten erforderlich ist. So können Sie die Wartungstermine mit Rücksicht auf die verfügbaren Ressourcen planen. 

Eine automatische Einstellung und Zuweisung von Wartungsterminen stellt sicher, dass zukünftig kein Termin mehr unter den Tisch fällt.  

Schritt 5: Anschließende Dokumentation 

Im Letzten Schritt erfolgt der Nachweis sowie die Dokumentation der erledigten Wartungsaufgaben – für interne und externe Zwecke. Auch Folgeaufgaben, die sich vor Ort während der Wartungsarbeiten ergeben, sollten unverzüglich als Vorgang erstellt werden. 

Fazit 

Mit dem in diesem Beitrag beschriebenen Vorgehen können Sie einen gut strukturierten Wartungsplan erstellen. Dieser hilft Ihnen, Ihre Wartungsaktivitäten zu optimieren und keinen Wartungstermin mehr zu verpassen. Darüber hinaus kann die Implementierung einer digitalen Lösung wie iHive die Verwaltung Ihres Instandhaltungsplans erheblich erleichtern.