Zentrales Vertragsmanagement: Verträge rund um die Immobilie auf einen Blick

06 April 2021, Bozidar Miric

Das Management der für eine Immobilie geschlossenen Serviceverträge mit externen Dienstleistern, Wartungsunternehmen und sonstigen Leistungserbringern erfordert eine perfekte Organisation, um nicht den Überblick über die Vielzahl der Verträge zu jeder Immobilie mit den entsprechenden Leistungen, Laufzeiten, Preisen und Preisanpassungsklauseln zu verlieren.

Serviceverträge zu Ihrer Immobilie:
Den Überblick behalten

Mit einem zentralen Management der Serviceverträge wird die Immobilienverwaltung z.B. rechtzeitig vor Vertragsablauf daran erinnert, wann und bei wem eine Vertragserneuerung ansteht oder wann welche Leistung fällig wird.

Ausschreibung und Vertrag nachverfolgen

Bereits für den Abschluss von Serviceverträgen müssen in einem ersten Schritt im Rahmen der Angebotseinholung oder Ausschreibung die Angebote der potenziellen Lieferanten bzw. Dienstleister systematisch und konsequent nachverfolgt werden. Anschließend gilt es, zu jedem Zeitpunkt im Prozess den Überblick zu behalten, um den aktuellen Stand der Verhandlungen im Blick zu haben.

Zentrales Vertragsmanagement:
Relevante Vertragsdaten in der webbasierten
Immobilien-Software iHive® hinterlegen

Nach Vertragsabschluss mit den Leistungserbringern ist es wichtig, den jeweiligen Servicevertrag nicht nur der einzelnen Immobilie zuzuordnen, sondern zusätzlich die daraus resultierenden Pflichten des jeweiligen Dienstleisters und deren Erfüllung nachvollziehen zu können.

Das zentrale Vertragsmanagement der mobilen Immobilien-Software iHive® kann die Serviceverträge mit den Dienstleistern (z.B. Sanitär-, Elektro- oder auch Hausmeister-Verträge) und die daraus resultierenden Pflichten in direkte Verbindung zu den einzelnen Immobilienobjekten setzen. Auf einen Bick wird es so möglich, nachzuverfolgen, was, wann, wo zu tun ist und ob eine Aufgabe schon erfüllt wurde.

Die Immobilienverwaltung in der Pflicht

Ein zentrales Vertragsmanagement trägt nicht nur dazu bei, Auftraggeben und Eigentümern eine hohe Servicequalität zu bieten. Es unterstützt Immobilienverwaltungen vielmehr dabei, die immer weiter steigende "Last" neuer Auflagen zu stemmen, z.B. aus der Trinkwasser- oder Betriebssicherheitsverordnung. Hier den Überblick zu behalten und alle resultierenden Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen, ist ohne entsprechende Unterstützung heute oft kaum leistbar. Dabei liegt die Beweispflicht für die Umsetzung jederzeit bei der Immobilienverwaltung. Ein weiterer Grund, die entsprechenden Prozesse mit iHive®, der innovativen Immobilien-Software als SaaS, automatisiert abzuarbeiten.

Mehr Produktivität und Sicherheit durch zentrales Vertragsmanagement

Mehr Überblick durch Automatisierung bedeutet automatisch ein schnelleres Arbeiten und Produktivitätssteigerung. Wenn die aus der Vielzahl von Verordnungen resultierenden Pflichten erst einmal in iHive® aufgesetzt sind, kann sich die Immobilienverwaltung außerdem mit einem sicheren Gefühl zurücklehnen: Denn erstens werden die jeweiligen Aufgaben dann im System automatisch angezeigt und zweitens sind sie zu jedem Zeitpunkt wieder auffindbar und gehen nicht in der Informationsflut verloren. So ist das, was zu tun ist, schnell erledigt und der Kopf bleibt frei für die nächsten Aufgaben!

Zentrales Vertragsmanagement zur Steuerung regelmäßiger Hausmeisteraufgaben

Ein Beispiel: Hausmeister- und Reinigungsverträge haben häufig eine Vielzahl unterschiedlichster Positionen, die in verschiedenen Rhythmen zu erbringen sind - von der wöchentlichen Reinigung der Treppenhäuser über die monatliche Kontrolle der Spielplätze bis zum Winterdienst je nach Bedarf. Aber wer verfolgt und dokumentiert, dass diese auch erledigt wurden - im Idealfall ohne größers Zutun, also "automatisch"? Wie sieht es bei etwaigen Schadenersatzforderungen aus, wenn z.B. der Gehweg bei Schneefall nicht rechtzeitig geräumt oder die Klettergeräte am Spielplatz nicht regelmäßig gewartet wurden? Wer haftet?

iHive® unterstützt bei der Überwachung der Erfüllung von regelmäßigen Hausmeisterpflichten rund um die Immobilie. Wiederkehrende Aufgaben aus Serviceverträgen können ebenso strukturiert abgearbeitet werden wie aktuelle Vorgänge und neue Aufgaben. Diese werden im benutzerfreundlichen Dashboard der Hausverwaltungssoftware iHive® übersichtlich dargestellt und sind für die Immobilienverwaltung jederzeit transparent nachvollziehbar.

Produktivitätssteigerung durch zentrale Darstellung und Monitoring der Plichten aus dem Servicevertrag

Beim digititalen Immobilienmanagement mit iHive® werden alle aus den Serviceverträgen resultierende Pflichten zentral als Aufgaben dargestellt. Mittels Monitoring kann so auch geprüft werden, welche Pflichten noch nicht erledigt wurden, so dass interveniert werden kann. Mit hochmodernem Editor und vorgefertigten Templates kann effizient und Multi-Channel kommuniziert werden: Für mehr Produktivität in der Immobilienverwaltung.

(Bildquelle: netcos GmbH)