Neues Feature: Abnahme- und Übergabeprotokolle

07 January 2022, Cecile von Künssberg

Bei der Wohnungsübergabe haben sich Protokolle bewährt. Zuverlässig dokumentieren diese bei Ein- und Auszug im Beisein des Mieters den Zustand der Wohnung, die Vollständigkeit des Inventars sowie die noch auszuführenden Arbeiten. 

Funktionen

Mit iHive wird dieser wichtige Dokumentationsprozess anhand einer online Checkliste geführt. Diese wird problemlos auf dem Smartphone oder Tablet aufgerufen. 

Die drei Protokolltypen für Wohnungsübergabe, Vorabnahme und Abnahme bei Auszug sind auf Ihre Anforderungen frei konfigurierbar und leicht auf individuelle Fälle anpassbar. In 5 bis 8 Schritten wird die Wohnungsbesichtigung übersichtlich strukturiert. Die Vorlagen lassen sich vor Ort um Ausstattung wie Rauchmelder oder Feuerlöscher ergänzen – auch das Hinzufügen von Inventar (Schlüssel, Mobiliar) ist mit einem Klick möglich.  

Eine weitere Option ist, Zählerstände direkt zu erfassen und der Wohneinheit zuzuordnen. Schäden können per Foto mit dem Tablet oder Smartphone aufgenommen und direkt an das Protokoll angehängt werden. Im gleichen Arbeitsschritt lässt sich ein Vorgang aus der Schadensmeldung generieren, welcher als offenes Ticket in das Ticketing System eingeht. 

Zum Abschluss wird das Protokoll von Mieter und Verwalter direkt auf dem Smartphone oder Tablet digital unterschrieben. Das aus dem ausgefüllten und unterzeichneten Protokoll generierte PDF wird anschließend per E-Mail an alle Beteiligten versendet.

Vorteile gegenüber händisch ausgefüllten Protokollen

  • Keine Zettelwirtschaft
  • Zeitersparnis: Der Digitalisierungsschritt in der Verwaltung entfällt, da das Dokument vor Ort digital erfasst wird
  • Arbeitsersparnis: Schäden, Zählerstände, Inventar können direkt aus dem Vorprotokoll übernommen werden
  • Fehlervermeidung: Stammdaten des Mieters werden automatisch in das Formular übernommen
  • Vollständigkeit: Schadensbilder werden direkt eingefügt und zugeordnet
  • Schnellere Aufgabenerfassung: Aus Schadensmeldungen können sofort Aufträge generiert werden 
  • Alles ist in einem Arbeitsgang erledigt: Der Mieter erhält direkt vor Ort das Protokoll per E-Mail 

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf für eine Demo der neuen Protokollfunktion